個人情報ファイルとは、町の事務や事業を行うために職員が職務上作成し、又は取得した個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの及び一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもので、電子情報のほか、紙文書でも体系化されているものも含まれます。
個人情報の保護に関する法律第７５条第１項の規定により、取り扱う個人情報の人数が１，０００人以上の場合など一定の条件を満たす個人情報ファイルについて、個人情報の利用の実態を認識できるよう、個人情報ファイルに記録されている項目等をまとめた個人情報ファイル簿を作成しましたので、次のとおり個人情報ファイル簿を公表します。